Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 19ª Edição

Case: CONGRESSO PAULISTA DE ANESTESIOLOGIA 2018
Candidato: Levitatur Viagens
Cliente: Saesp
Segmento: Serviços
Estado: SP
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos

Em atividade há 11 anos, a Levitatur segue trilhando a missão de satisfazer nossos clientes por meio da excelência e qualidade no atendimento personalizado de serviços em eventos, viagens corporativas, a lazer e viagens de incentivos, com um modelo de gestão focado na transparência e no respeito aos nossos clientes, colaboradores e fornecedores.
Nosso diferencial é a busca incessante da melhoria de nossos processos, desta forma qualificamos continuamente nossos colaboradores, direcionamos esforços na constante inovação tecnológica e de nossos serviços. Assessorar, planejar e executar com excelência todas as fases de um evento é a nossa metodologia.
Como resultado de nosso empenho e transparência, somos Agência de Turismo Oficial de Eventos com um portfólio com mais de 100 eventos entre nacionais e internacionais que contribui para a economia e desenvolvimento científico e tecnológico da humanidade.
Desde 2011 participamos do Prêmio Caio com uma sequência de conquistas totalizando 15 premiações, sendo as últimas:
• Jacaré de Prata: Case COPA 2017 Congresso Paulista de Anestesiologia
• Jacaré de Bronze: Case Agrishow 2017
Em 2014, após longo e criterioso processo de avaliação, fomos certificados com o Selo de Qualidade ABEOC Brasil, e este ano passaremos por uma Revalidação, pois evidenciamos a qualidade contínua, não só na execução dos serviços, como também impulsionando o desenvolvimento de nossos colaboradores e progressão nas ferramentas de trabalho, a fim de alcançar a tão almejada satisfação dos nossos clientes.

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A SAESP Sociedade de Anestesiologia do Estado de São Paulo é uma sociedade civil sem fins lucrativos com o objetivo de oferecer aos médicos anestesiologistas informações e serviços para seu aprimoramento técnico e científico, além de auxilio em questões ligadas a defesa profissional. Sua missão é focada em fomentar a excelência na prática da anestesia e segurança do paciente, através de educação, pesquisa, desenvolvimento profissional e aprimoramento das condições de trabalho, promovendo a participação e o reconhecimento da sociedade civil. Trabalha simultaneamente, pela ética na medicina e pela difusão e valorização, buscando sempre o aprimoramento dos padrões a prática médica da especialidade e a melhoria do atendimento à população.

O COPA 2018 mostrou mais uma vez sua importância e o interesse que desperta nos profissionais de anestesiologia, que buscam sempre manterem-se atualizados na prática segura e qualificada na assistência ao paciente.
Em sua 15ª edição contou com 2865 inscritos e 48 de expositores, vindos da América Latina e países como Alemanha, Angola, Bélgica, Espanha, EUA, França, Holanda, Inglaterra, Israel, México, Portugal, Rússia e Suíça.

Durante os quatro dias de congresso, foram apresentadas atividades cientificas que contemplaram palestras, workshops, refreshers, simpósios satélites, cursos e homenagens, tendo a colaboração de 292 palestrantes nacionais e 22 internacionais.
Em decorrência dos acordos científicos da SAESP com a American Society of Anesthesiologists (ASA) e European Society of Anaesthesiology (ESA), houve a primeira participação de ambas sociedades como expositores parceiros.
Para todos os convidados foram oferecidos serviços de traslado, transporte aéreo, hospedagem e seguro viagem.
Fortalecer a nossa parceria com a Sociedade é nosso combustível diário.

Através dos serviços corporativos que realizamos periodicamente, estreitamos nossa parceria aliados a satisfação e obtenção de ótimos resultados alcançados junto ao cliente. Com isso tivemos a honra de trabalhar por mais um ano, com o Congresso Paulista de Anestesiologia – COPA.

Por atuarmos no evento há 06 anos, ao mesmo tempo em que nos sentimos honrados também ficamos desafiados a sermos mais criativos e ainda mais criteriosos no atendimento aos congressistas.
Com base em dados das edições anteriores definimos estratégias o que nos proporcionou aprimoramento e incremento em nossos serviços.
Realizamos reuniões junto ao cliente bem como pesquisa após o término do evento para entendermos as necessidades, pontuações e sugestões. Cuidamos para que nosso atendimento fosse personalizado e saísse de acordo com as expectativas.

O desafio do evento, foi garantir que a logística estivesse sincronizada. Esse evento além dos transfer aeroporto – hotel – aeroporto aos convidados da comissão organizadora, fornece a todos os convidados do evento o serviço de shutlle, hotel – local do evento.
Os serviços de traslados necessitavam de coordenação constante, devido o grande número de passageiros e de linhas que não só transportavam as pessoas que aderiram reservas conosco, como também os que compraram diretamente com os fornecedores.

Realizamos vários treinamentos de atendimento com nossa equipe, uma busca pelos melhores fornecedores, de Hotéis, Traslados e Passagens aéreas e disponibilizamos acessibilidade para que pudéssemos atender a todos, a qualquer hora do dia.

Com base em todos os itens mencionados acima, considerando a expertise da Levitatur em atender a logística completa de viagens para o evento, sempre buscando aprimorar e garantir com que seja apresentado uma experiência impecável, é de grande merecimento que esse case leve o Jacaré de Ouro, pois além de sua importância para o segmento de Anestesiologia, se ressalta também a excelente organização de todos os detalhes para garantir que o participante usufrua dos melhores serviços durante sua estada em São Paulo para o evento.

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Como uma empresa que visa o melhor atendimento e aperfeiçoamento constante, buscamos inovar nossos processos e sistemas, sendo assim oferecemos ferramentas otimizadas e equipe capacitada para o acompanhamento e atendimento do evento:
• Sistema Gerencial online - A Levitatur disponibiliza em tempo real, um relatório de acompanhamento do movimento financeiro do evento. Com esse relatório a comissão organizadora consegue acompanhar as vendas de todos os serviços que foram comercializados – aéreo, hotel, transfer, passeio, seguro viagem.

• Atendimento emergencial 24 horas / 07 dias por semana – Além do atendimento na Agência em horário comercial, disponibilizamos de um plantão para serviços emergenciais, com uma equipe atendendo através de telefones celulares e e-mails, para que o cliente tenha suporte à qualquer hora do dia.

Diante da grande demanda logística de um evento deste porte, e com a missão de encantar nossos clientes, partimos para a execução dos trabalhos, iniciando com uma visita técnica ao local do evento e aos hotéis selecionados.

Mesmo trabalhando com os fornecedores confiáveis e consolidados no trade, realizamos inspeção para iniciarmos as negociações/contratações com os melhores, assim nos asseguramos que estamos oferecendo o melhor custo/benefício aos participantes do evento.

A Comissão Organizadora se manteve informada de todo os serviços realizados, através do trabalho de nossa Coordenação e Supervisão, que mediante contatos e relatórios completos, os atualizaram para que pudessem seguir com as tomadas de decisões, e ações necessárias para o melhor andamento dos trabalhos.

Para atender a demanda dos Congressistas e Palestrantes, nosso departamento de Parceiros iniciou as negociações com os fornecedores, para apresentar opções de preço e qualidade, fazendo um comparativo com as ofertas do mercado, analisando periodicamente para uma eventual intervenção no cronograma caso fosse necessário e para garantir as ofertas.

Foram realizados bloqueios junto aos hotéis, de modo que não trabalhássemos com tarifas flutuantes, apresentando assim segurança e tranquilidade aos participantes.

Para a compra de passagens aéreas contatamos as Consolidadores de Passagens que já são nossas parceiras, podendo oferecer a melhor tarifa em várias rotas disponíveis.

Como parte do plano de ação de marketing, nosso departamento desenvolveu Newsletters, além de divulgação nas mídias sociais.

Ao ser divulgado em nossa página dentro da agenda oficial de eventos, as vendas foram captadas por meio do próprio portal e também através de telemarketing ativo e passivo, tendo o nosso departamento de vendas, treinado para apresentar as ofertas de acordo com o perfil e necessidade de cada cliente.

Para o contato foram utilizadas as ferramentas fornecidas como telefone fixo, e-mail e celular, utilizando também SMS e WhatsApp, o que fez com que o cliente tivesse contato imediato e eficaz.

Após a efetivação da venda, eram emitidos aos clientes, vouchers e E-tickets dos serviços adquiridos.

Antecedendo a realização do evento, nossa equipe foi ao local para acompanhar a montagem e efetuar a recepção dos participantes, além de acompanhar a chegada dos transfers dos Aeroportos, orientando os congressistas para os devidos locais de cadastramento e palestras, bem como os transportes entre os hotéis e o evento, incluindo a Festa de Encerramento, ocorrida no penúltimo dia, acompanhada pela Levitatur até o finalA equipe permaneceu no local durante todo o evento, oferecendo o suporte e apoio tanto à Comissão quanto aos participantes.

O que nos impulsiona é cada vez mais firmar o relacionamento com nosso cliente. A satisfação da SAESP é nosso maior retorno econômico.

O Congresso Paulista de Anestesiologia, trata-se de um dos mais importantes eventos do segmento e anualmente movimenta a economia da região.
Para a Levitatur é um privilégio contribuir mais um ano para o sucesso do COPA 2018 e em parceria com nossos fornecedores temos colaborado para o desenvolvimento de um tema de grande relevância que alavancou o conhecimento e a qualidade da assistência ao paciente, do fomento à pesquisa, a gestão e a melhoria das condições de trabalho do médico anestesista”.(site oficial SAESP)

A confiança depositada no trabalho da Agência, a certeza que executaremos com carinho e cuidado de seu evento, agrega valores não só em números, mas em reconhecimento dos esforços e total dedicação, não só foram o suficiente, mas sim a chave para o sucesso de novas uniões.

Com a SAESP, firmamos uma parceria por 6 anos consecutivos, cuidando do COPA. Porém nossa aliança estende-se além deste grande evento.

A Sociedade não só confia seu Congresso e serviços corporativos aos cuidados da Levitatur, como também nos proporciona servi-los em outros eventos de menor porte, mas tão importante, ao que aqui está sendo citado.

Dessa forma seguimos em nosso caminho de constante evolução, proporcionando uma interação harmoniosa e amigável, estreitando nossos laços com o cliente, garantindo a confiabilidade e parcerias para os próximos anos.

 

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