Prêmio Caio Sustentabilidade

Prêmio Caio 19ª Edição

Case: A CRIAÇÃO DE SOLUÇÕES INOVADORAS EM SERVIÇOS PARA GRANDES EVENTOS NO WINDSOR EXPO CONVENTION CENTER
Candidato: Windsor Hotéis
Cliente: Windsor Hoteis
Segmento: Serviços
Estado: RJ
 
Capa Apresentação Conteúdo Apresentação de inovações tecnológicas e estratégias indicando Desafios e Soluções Retorno sobre investimento, geração de negócios e outros indicadores econômicos
Windsor Expo Convention Center

O Windsor Expo Convention Center é o maior centro integrado de eventos, hospedagem, alimentos e serviços do Rio de Janeiro. Seus espaços multifuncionais são expoentes de inovação, versatilidade e entretenimento.

Localizado no coração da Barra da Tijuca, zona oeste da cidade do Rio de Janeiro, possui 22 mil m² de área construída, com 150 modernos e flexíveis salões multiuso, divididos em 4 andares, com capacidade para atender até 7.000 pessoas.

O Centro de Convenções funciona no conceito “one-stop-shop”, permitindo ao cliente concentrar todas as contratações em um único lugar: hospedagem, alimentação, espaços para evento e serviços.

Faz parte do Windsor Expo Convention Center, 1.272 apartamentos e 3 restaurantes, distribuídos entre o Centro de Convenções Expo Center e os hotéis Windsor Barra (5 estrelas), Windsor Oceanico (4 estrelas) e Windsor Marapendi (5 estrelas).

SOBRE A REDE WINDSOR HOTEIS
Há mais de 30 anos no mercado brasileiro, a Rede Windsor possui hotéis de três a cinco estrelas. Dona de um dos maiores grupos hoteleiros independentes do país, possui 14 unidades no Rio de Janeiro entre Copacabana, Flamengo, Barra da Tijuca e Centro, além de 2 em Brasília. A Windsor Hoteis conta, ainda, com o Windsor Expo Convention Center (WECC), o maior espaço integrado de hotéis e eventos da capital fluminense, onde estão Windsor Barra, Windsor Oceanico, Centro de Convenções Expo Center e Windsor Marapendi. O espaço tem 22 mil m², 150 salões multiuso e capacidade para receber até 7 mil pessoas. Como reconhecimento por excelência em hospedagem, figura também em premiações nacionais e internacionais.

Vídeo


O Windsor Expo Convention Center veio para suprir a demanda de empresas e indústrias que não encontravam uma prestação de serviços integrados (alimentos, hospedagem, espaços para eventos e serviços em geral) que pudessem otimizar tempo e recursos operacionais na realização de congressos e convenções de grande porte.

Anteriormente, a Rede Windsor Hoteis tinha apenas o Windsor Barra Hotel para atender, de maneira independente, as demanda em MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Events) da região da Barra da Tijuca. A estrutura do Hotel consistia em 1 restaurante, 338 apartamentos, e 60 salões de eventos com capacidade para receber até 2.500 pessoas.

Em março de 2016, a Rede Windsor Hoteis construiu o maior complexo integrado de hotéis e eventos na zona oeste do Rio de Janeiro. Para se unir ao Windsor Barra Hotel, foram construídos o Windsor Oceanico Hotel, Windsor Marapendi Hotel e o Centro de Convenções Expo Center.

Após a inauguração do espaço que inclui os hotéis da Barra da Tijuca, a estrutura foi ampliada para 3 restaurantes, 1.272 apartamentos e 150 salões para eventos com capacidade para receber até 7.000 pessoas simultaneamente.

Concomitantemente, o bairro da Barra da Tijuca também passou por um intenso processo de urbanização e se tornou uma região completa em serviços e meios de transporte, com fácil acesso aos pontos estratégicos da cidade.

O Windsor Expo Convention Center se tornou a união entre a grandeza de um centro de convenções e a alta qualidade dos serviços hoteleiros.

Algumas notícias veículadas na imprensa:

O Globo > https://oglobo.globo.com/rio/bairros/rede-windsor-se-prepara-para-inaugurar-dois-hoteis-o-2-maior-centro-de-convencoes-do-rio-16014608

Revista Hotéis > http://www.revistahoteis.com.br/rede-windsor-hoteis-inaugura-centro-de-eventos-na-barra-da-tijuca/

Hôtelier News > http://www.hoteliernews.com.br/noticias/i-mpi-lamec-i-com-novo-complexo-windsor-espera-criar-demanda-e-negocios-na-barra-74364

Turismo ETC > http://turismoetc.com.br/barra-da-tijuca-ganha-maior-complexo-de-hoteis-e-eventos-do-rj/

Galeria de imagens
Windsor Convention & Expo Center
Windsor Expo Convention Center
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Windsor Expo Convention Center
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Windsor Expo Convention Center
Windsor Expo Convention Center
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Windsor Expo Convention Center
Windsor Expo Convention Center
Windsor Expo Convention Center
 

 

O desafio: é cada vez mais frequente a realização de eventos, convenções, festas e feiras de grande porte que reúnem milhares de pessoas no Windsor Expo Convention Center. Além do elevado número de pessoas em um local, tais eventos costumam ocorrer por um longo período de várias horas ou mesmo dias, e por muitas vezes, acontecem ao mesmo tempo.

Por esse motivo, a demanda em soluções de serviços para grandes eventos é algo notório na operação do Windsor Expo Convention Center.

Objetivo principal: entregar serviços e soluções com a qualidade e padrão Windsor para eventos de grande porte, garantindo uma excelente entrega, cumprindo prazos e oferecendo alta qualidade nos serviços.

Objetivo secundário: garantir a rentabilidade da Rede Windsor nas entregas de serviços em grandes eventos, e desenvolver o conhecimento e senioridade dos profissionais pertencentes a estrutura de eventos.

Estratégias:

Pesquisa e diagnóstico:
O desafio de atender com excelência um grupo muito grande de participantes com diferentes serviços, sejam com estrutura tecnológica, acomodações, serviços de alimentos e bebidas, limpeza, entre outros, fez com que o departamento de eventos elaborasse pesquisas de opiniões, com o intuito de mapear às necessidades dos clientes e identificar as possíveis soluções inovadoras que atendessem os clientes em diferentes serviços.

Atendimento personalizado:
Ficou evidente a necessidade de qualificar e reforçar o atendimento por parte dos consultores e equipe especializada de eventos do Centro de Convenções. Através de treinamento especialmente desenvolvidos, hoje, a equipe do Windsor Expo Convention Center é completa e auxilia o produtor e/ou responsável a definir seu evento nos mínimos detalhes. São mais de 700 funcionários trabalhando incansavelmente para o sucesso do evento do cliente.

Pacote de serviços:
Identificamos a necessidade de traçar um processo de atendimento a partir do mapeamento prévio de todas as demandas dos clientes, que inclui desde a criação de um link para realização de hospedagem para que os participantes aproveitem das mesmas condições comerciais negociadas, até a entrega de serviços personalizados de alimentos e bebidas na hora do evento.

Uma das ações mais importantes, foi o controle e organização via sistema das demandas dos clientes intermediários, que necessitam de rapidez na resolução das suas questões e muitas vezes que a equipe antecipe possíveis ocorrências. Como casos que ocorrem em grandes feiras.

Consultoria Windsor:
Outra solução implementada foi o serviço de consultoria dado pelos profissionais da Rede Windsor, que com sua experiência na gestão de grandes eventos, auxiliam a tomada de decisão dos parceiros, muitas vezes assessorando os clientes com definições fora do escopo trivial de um centro de convenções, com consultorias de logística, operacionais e de produção nos eventos.

Prototipagem Windsor:
Para viabilizar cada pedido e garantir a entrega, foi estruturado um processo de simulação dos serviços de lunch box e coffee break, gerenciando as expectativas dos clientes. Esse modelo foi inovador, pois não se limita apenas na degustação, mas sim, nas simulações das entregas e dos impactos durante o evento.

Flexibilizações mapeadas:
Este processo consiste em uma série de procedimentos e sistemas com incrementos tecnológicos, onde é possível entregar no momento correto “pedidos inesperados” durante o evento. A flexibilidade no atendimento garante rentabilidade ao hotel, conseguindo em pouco tempo entregar banquetes de alto luxo a serviços de buffet para centenas de pessoas.

Várias outras soluções foram criadas, garantindo assim, a entrega dos serviços com excelência.

Galeria de imagens
Windsor Expo Convention Center
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Windsor Expo Convention Center
       

 

Com a inauguração do Windsor Expo Convention Center, que agrega os hotéis Windsor Barra, Windsor Oceanico, Windsor Marapendi e o Centro de Convenções Expo Center, a Rede Windsor Hoteis bateu recordes de receita na área de M.I.C.E. e passou a realizar eventos de grande porte com uma infraestrutura completa e inovadora na zona oeste da cidade do Rio de Janeiro.

Após a aplicação das soluções, os resultados foram surpreendentes, com o aumento de 25% do grau de satisfação dos clientes, comparado ao mesmo período do ano anterior.

Após a implantação das melhorias e soluções em lunch box e coffee break, conseguimos aumentar a receita sobre banquetes em 30%, comparado ao ano anterior, quando ainda não existia essa solução.

Em termos gerais, a Rede Windsor Hoteis, além de aumentar sua rentabilidade, passou a ser o maior espaço com conceito “one-stop-shop” da cidade do Rio de Janeiro, com salões de eventos, gastronomia, hospedagem e serviços em um único lugar, fomentando também a economia da Barra da Tijuca e do Rio de Janeiro.

Exemplos de grandes eventos realizados:

Olimpíada Internacional de Matemática > http://educacao.estadao.com.br/noticias/geral,rio-sedia-olimpiada-internacional-de-matematica,70001893525

Comitê Olímpico Rio 2016 e Paralimpíadas > http://brasilturis.com.br/rede-windsor-ganha-tocha-olimpica-do-comite-internacional/

CONFENAR > http://revistatorque.com.br/wp/?p=59872

Congresso Internacional IFA > http://lulacerda.ig.com.br/congresso-internacional-ifa-advogados-do-mundo-inteiro-no-rio/

 

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