Detalhe do Case

A IT Mídia é uma empresa de comunicação dirigida aos negócios de importantes setores da economia brasileira: Tecnologia da Informação e Saúde. A produção e distribuição do seu conteúdo é feita por meio dos seguintes tipos de mídia: Publicações impressas e digitais, Portais na internet, Newsletters, Fóruns, Estudos e Catálogos.

O IT Forum é o encontro de TI mais importante da América Latina. Reúne os 100 principais CIOs (Chief Information Officer) das empresas selecionadas dentre as maiores e mais importantes do Brasil. De ponta a ponta, o IT Forum está estruturado para ajudar no estabelecimento de relações duradouras e na efetiva realização de negócios: é - na opinião dos participantes - o encontro mais eficaz na geração de leads para a Indústria de TI e Telecom. Para isso é realizado em um ambiente altamente descontraído e formatado para que, durante 4 dias, todos os participantes possam interagir ao máximo em atividades de conteúdo, sociais e esportivas. Enfim, o IT Forum apresenta em seu programa um perfeito equilíbrio entre trabalho e entretenimento para que bons negócios e relacionamentos sejam realizados de forma diferenciada e muito eficiente.

FICHA TÉCNICA
Título: IT FORUM - CONEXÃO ÚNICA DOS LÍDERES DE TI
Tema: Liderança Globalmente Responsável
Número de Participantes: 720
Local: Iberostar Bahia Hotel - Praia do Forte - BA
Data: 19/04 a 24/04 de 2011
Periodicidade: ANUAL
Abrangência: NACIONAL
Atividades Paralelas: Escolas de Golfe, Tênis, Futebol e Vôlei, Almoços de relacionamento, aulas de dança, passeio ao Projeto TAMAR, atividades na praia e piscina, tenda temática com Gelateria e Espaço Chocolamour, tenda temática com Café e Chopperia, jantares temáticos seguidos de shows com Jair Rodrigues, Double You, Jorge Ben Jor e Luiza Possi. Palestras motivacionais com o Dr. Elsimar Coutinho e Luiz Carlos Cabrera.
Entidade Promotora: IT Midia
Conceito do Evento: Transmitir a importância do líder, tanto no meio profissional, quanto social. O líder enquanto agente transformador das pessoas, humano, cheio de sentimentos e poesia, capaz de despertar as mais nobres qualidades em um indivíduo, sociais e ambientais. Para representar esse conceito, foi definido o slogan: "Você se orgulha do líder que é?".
Projeto: Todo o evento gira em torno das Business Suites, que é o momento onde os patrocinadores se reunem para troca de experiências. Ao todo, 57 empresas estavam presentes. Este é o momento onde negócios são feitos.

Como fazer para que um evento de business, de grande porte não seja entediante e monótono?

Nosso desafio foi criar ações de integração e relacionamento sem, entretanto, perder o foco principal do negócio, business.

Integração e relacionamento, essas duas palavras nortearam toda a elaboração da agenda do evento e assim, chegamos à seguinte conclusão: para que esse encontro desse certo, seria preciso envolver não só os executivos, mas também seus familiares e aí sim, abriu-se um leque de ideias para ações, palestras, atrações, festas, jantares, shows, etc, etc e etc.

O evento, num âmbito geral, representa a geração de oportunidades de negócios para o segmento de TI, e a IT Midia, inserida neste setor, esteve presente em mais de 3.200 m² de área construída, divididos entre:
1. Salão Garcia D'ávila;
2. Salas Pituba, Bonfim e Pelourinho;
3. Tendas temáticas;
4. Anfiteatro;
5. Business Suites.

CONCEITO
Este evento marcou o encerrando da trilogia "O Líder", trilogia esta que se desenrolou da seguinte forma:
2009 - "Empreenda Sonhos, Construa seu Jardim"
2010 - "Qual a Janela que Abriremos para o Futuro?"
2011 - "Você se Orgulha do Líder que é?"

Transmitir a importância do líder, tanto no meio profissional, quanto social. O líder enquanto agente transformador das pessoas, humano, cheio de sentimentos e poesia, capaz de despertar as mais nobres qualidades em um indivíduo, sociais e ambientais. Dentro desse conceito, foi definido o slogan: "Você se orgulha do líder que é?".

Toda a estratégia de comunicação foi concebida para despertar nos participantes do forum, após seu encerramento, a importância do líder fazer uma auto-análise, após o conteúdo adquirido e à partir disso, lançar um olhar para o futuro.

IDENTIDADE VISUAL
Duas imagens nos serviram de fonte de inspiração para a criação da identidade corporativa do evento. A mão cinza ofertando uma rosa vermelha e as tiras de bolas coloridas. Ambas lúdicas, abstratas e de interpretação pessoal. Fazer com que essas imagens permeassem todo o evento foi outro desafio. Nossa equipe de criação achou por bem, utilizá-las em todas as peças de sinzaliação. A composição final satisfez plenamente o cliente, com uma arte que traduziu suas necessidades, sem perder o tom de lirismo, romance e modernidade.

FUNCIONALIDADE
Os espaços foram idealizados de forma que permitissem a integração dos participantes do forum, assim sendo, não houve dispersão, tampouco aglomeração.

Em áreas como o Salão Garcia D'Ávila, o Anfiteatro e as Tendas temáticas, foi possível receber um grande número de pessoas confortavelmente.

Cada uma das 57 business suites comportou um número médio de 7 pessoas. Por se tratarem dos apartamentos do hotel, não seria possível realizar grandes intervenções, o que também prejudicaria sua funcionalidade. Adotamos uma abordagem menos agressiva e mais funcional nos quartos, retirando seu mobiliário de dormitório e transformando-os em salas de negócios mais amplas e aconchegantes.

PROGRAMAÇÃO DO EVENTO
19/04 - Chegada dos patrocinadores
20/04 - Abertura oficial do IT Forum 2011 (show de Luiza Possi)
21/04 - Reuniões de negócios nas business suites (show de Jair Rodrigues)
22/04 - Reuniões de negócios nas business suites (show do Double You)
23/04 - Ações de integração e relacionamento (show de Jorge Ben Jor)
24/04 - Encerramento

ATIVIDADES PARALELAS
1. Atividades na praia e piscina
2. Aulas de Golfe, Tênis, Futebol e Vôlei
3. Hidroginástica
4. Festas temáticas
5. Happy hour - Chopperia, "Drinks e Alquimias" by Carlinhos Awoki
6. Tendas temáticas
7. Churrasco by Carlinhos Awoki

INTERNET
Todo o conteúdo do encontro é divulgado nos seguintes sites:
www.itforum.com.br
www.itmidia.com.br
itweb.com.br
informationweek.itweb.com.br
crn.itweb.com.br
www.forumpcs.com.br

PUBLICAÇÃO EXTERNA E ESPECÍFICA
Matérias, notas e o conteúdo do evento pode ser encontrado nas seguintes publicações:
CRN Brasil - 14.000 exemplares
Information Week - 9.000 exemplares

KIZUMBA
Uma novidade apresentada neste evento foi a criação do grupo Kizumba. Um centro de apoio, composto por membros do staff que deu suporte à agenda de acompanhantes e aos esportes. Esse grupo pôde se dedicar exclusivamente aos acompanhantes e teve autonomia para contratar os profissionais dos esportes. Assim sendo, foi possível atender às demandas por informações e solicitações de forma mais ágil.

STAFF
Aproximadamente 222 profissionais trabalharam durante o IT Forum 2011.

O conceito de trilogia que norteou os três últimos eventos (2011, 2010 e 2009) precisava de um encerramento que, por assim dizer, lançasse um olhar para o futuro, prezervando a memória do que já havíamos feito, sem dúvida, mas vislumbrando as tendências tecnológicas que já se apresentavam.

Partindo desse princípio, A Zum Brazil, juntamente com a IT Midia, optou por introduzir algumas mudanças pontuais neste evento. Uma das quais, foi a realização da abertura do forum no Anfiteatro do Iberostar Bahia Hotel.

Esse foi um grande desafio, pois uma série de variáveis impactavam diretamente na viabilização desse acontecimento (imagem 1). Foram necessárias várias visitas técnicas com arquitetos, cenógrafos, decoradores e desenhistas numa tentativa de minimizar a interferência neste belo espaço, mas ao mesmo tempo, garantindo ao cliente IT Midia, a uniformidade dentro da comunicação proposta.

O uso de uma tecnologia mais impactante fez-se necessário justamente para ilustrar o antagonismo entre o estilo rústico do espaço e o futuro aí presente. Para isso, a solução oferecida ao cliente foi o uso de um sistema de projeção SPYDER, com uma tela widescreen medindo 16m e dois projetores HD (high-definition) para apresentações com máxima qualidade (imagens 2, 3, 4, 6, 7, 8 e 9).

Outro item que agradou a todos os patrocinadores foram os sinalizadores de mesa (imagens 10, 11 e 12). As peças foram produzidas em uma máquina especial que imprime e recorta a laser. Todos os visitantes elogiaram bastante a novidade.

PROJETO SUSTENTA BRAZIL
O Sustenta Brazil é um conceito em eventos sustentáveis (imagem 5) idealizado e promovido pela Zum Brazil Eventos e alinhado com as ações internacionais de cidadania corporativa. A nossa proposta é oferecer ao mercado brasileiro um ranking de 3 categorias para que a empresa possa, dentro das suas possibilidades e objetivos, adquirir um de nossos selos de sustentabilidade. As ações são idealizadas e acompanhadas por profissional especializado e cada etapa emite um relatório de sustentabilidade.

O mais alto padrão em eventos apresenta a principal ferramenta de comunicação do desempenho social, ambiental e econômico das organizações, que é o relatório de sustentabilidade no padrão internacional do GRI - Global Reporting Initiative.

As etapas são planejadas, com questionários de avaliação e indicadores de performance e segue diretrizes internacionais como normas da ISO, BSI e de entidades como o PNUMA (Programa das Nações Unidas para Meio Ambiente).

Essa inicativa foi testada no IT Forum e todo o material decorrente da montagem do evento foi recolhido e encaminhado às comunidades adjacentes que possuíam progamas de reutilização e reciclagem.

A 13ª edição do encontro reuniu cerca de 190 CIOs das 500 maiores empresas do Brasil e 57 fornecedores de tecnologia para momentos estruturados de conteúdo, relacionamento e negócios.

Boa parte do orçamento para montagem do evento foi investido em equipamentos cenográficos, o que incluiu o sistema de projeção Spyder e a montagem dos palcos.

Nesses cinco dias de forum, foram realizadas mais de 2.240 reuniões estruturadas de negócio entre gestores de tecnologia e patrocinadores.

100% das empresas que participaram, consideram este evento um dos mais importantes encontros de TI da América Latina.

EVENTOS NO MUNDO
De acordo com o presidente da MPI, Bruce Mac Millan, há uma pujança de investimentos no setor de eventos desenhada em números e embasada por centenas de localidades no mundo. Singapura é um exemplo. Até 2011 o país vai precisar da mão de obra de mais de 70 mil profissionais de eventos. Período em que a região deve atingir a marca de 10 mil novos leitos divididos em dois resorts interligados. Las Vegas segue a mesma tendência. Vai abrigar 46 mil novos leitos até 2012. Isso sem falar em Dubai, Melbourne, Macau, Vancouver, China e India. ?Tantos investimentos só têm uma explicação: o mercado de eventos gera resultados?, conta Bruce ao lembrar que um estudo realizado pela Fundação MPI, no início deste ano, revelou que o setor de eventos gera um ROI ? Retorno Sobre o Investimento-, superior que em qualquer outra plataforma de marketing ou comunicação.

EVENTOS NO BRASIL
Em Salvador, o Salvador da Bahia Convention Bureau (SBCB) captou, só em outubro, 17 congressos confirmados para a capital baiana, o maior número nos seus 12 anos de história. A estimativa é que esses eventos tragam para Salvador mais de 22 mil congressistas ao longo dos próximos quatro anos, injetando na economia local recurso superior a R$ 47,6 milhões. De janeiro a outubro de 2010, o Convention confirmou 67 eventos para Salvador, que devem trazer 86 mil turistas, gerar 344,4 mil room nights e movimentar a economia em mais de R$ 184 milhões. Serão 57 eventos nacionais e 10 internacionais acontecendo na cidade até 2012.

Já São Paulo, capital nacional de negócios por excelência - e, talvez, pela reduzida distância que a separa do litoral -, sedia em média um evento a cada 12 minutos, ou 74 mil por ano. A conta inclui feiras, congressos, simpósios, convenções e encontros do gênero. Cerca de 90% desses eventos são realizados em hotéis e flats, estruturas que dispõem de instalações modernas, maior variedade de serviços e flexibilidade de espaços.

IMPRENSA
100% dos jornalistas presentes deram nota máxima aos seguintes quesitos: conteúdo apresentado, cenografia, tecnologia, esportes, almoços de relacionamento, aulas de dança, passeios, atividades na praia e piscina, tendas temáticas, jantares temáticos, shows, palestras e business suites. 100% dos CIOs presentes deram nota máxima aos quesitos: business suites e estrutura de negócios.

Todo o conteúdo do encontro é divulgado principalmente nos sites e revistas do grupo IT Midia, bem como em outras midias impressas e online.

MARCA
O "Jeito IT Midia de Ser" foi materializado no IT Forum 2011. Todas as ações criadas pela Zum Brazil Eventos, toda a atenção dada aos patrocinadores do forum, todo o tempo investido em pesquisa, criação e desenvolvimento foi percebido pelos CIOs participantes e isso só tende a gerar mais valor à marca IT Midia. Aqui, apresentamos os cinco pilares que representam esse "jeito de ser":
1. Sonhar e realizar
2. Conectar pessoas
3. Surpreender o cliente
4. Liderar pelo exemplo
5. Compartilhar riqueza

CONCLUSÃO
Todos esses números servem para comprovar o que já afirmávamos, o investimento em relacionamento através do evento corporativo tende a consolidar os laços de união com fornecedores e parceiros. O resultado final obtido pela IT Midia não pode ser mensurável, pois estamos falando de uma relação de confiança e isso não tem preço.